El protocolo en interpretación simultánea de conferencias

La organización de un evento internacional es un proceso complejo. Por tanto, es mejor no dejar ningún detalle al albur si nuestro fin es lograr una consecución exitosa. Uno de los elementos clave de cohesión es la interpretación simultánea de conferencias. En no pocas ocasiones se le dedica una atención insuficiente al servicio de interpretación y, no obstante, resulta esencial para garantizar fluidez en la comunicación.

¿Qué protocolos deben seguirse a fin de facilitar que el servicio de interpretación simultánea de conferencias satisfaga su compromiso de calidad? Hay cuatro etapas o aspectos clave que el cliente debe tener siempre presentes con objeto de que la relación entre la organización del evento y el servicio de interpretación sea impecable.

Cumplir un protocolo es la clave del éxito en la relación entre organización e intérprete

Organización técnica

En la planificación de un evento, y más aún en los que gozan de gran aforo, intervienen muchas personas organizadas en diferentes áreas. La sección técnica es la principal responsable de la interpretación simultánea de conferencias. Alrededor de un mes antes del evento debe contactar con el servicio de interpretación para exponerle las características del evento y recabar las necesidades de los intérpretes. Si bien el intérprete de conferencias, en particular si cuenta con una especialización en conferencias científico-técnicas, estará siempre preparado para enfrentarse a ponencias de cualquier disciplina, lo mejor es contar con la mayor cantidad de información posible sobre la temática del congreso y disponer de ella con tiempo suficiente para prepararla de forma exhaustiva. Satisfacer este requisito es una garantía de calidad en el servicio.

En el momento de contratar el servicio de interpretación de conferencias, la organización técnica debe tener cuenta diversos aspectos, tales como:

• Qué idiomas se necesitan. Es fundamental organizar el equipo de intérpretes de modo que se desenvuelvan perfectamente y con la misma fluidez en su lengua materna y en la lengua activa de trabajo y sus combinaciones cubran todas las necesidades idiomáticas del evento.
• Horas de trabajo. Al igual que se informa del día, lugar y hora del evento, también se debe determinar el número de horas en las que serán necesarios sus servicios. No es lo mismo interpretar una sola ponencia, que estar presente desde el primer hasta el último día de congreso.
• Desgaste cognoscitivo. La interpretación de conferencias es una actividad con un alto desgaste cognoscitivo. Por ello, a partir de un máximo de hora y media de trabajo, se estipula que trabajen dos intérpretes en cabina, que se alternan cada 20-30 minutos. De ese modo, mientras uno se encarga del trabajo activo, el otro puede escuchar al orador y ayudar a su compañero con cualquier posible escollo.
• Conocer el programa. Una vez cerrado el programa de la conferencia, es importante enviarlo al intérprete. Así, con la información de las ponencias y los ponentes, podrá empezar a trabajar la terminología del evento. Más importante es, en el caso de la interpretación de conferencias científico-técnicas, que el intérprete reciba la propia ponencia en el formato correspondiente o, en su defecto, un resumen. De no ser posible, habría que intentar poner en contacto al intérprete con el ponente para que este pueda preparar el tema con la mayor profundidad posible.
• Los intérpretes respetarán siempre la privacidad de los textos que se le entregan o de las conversaciones que escuchen. Es frecuente que los organizadores les pidan que firmen un contrato de confidencialidad.

Contar con medios técnicos de calidad evita problemas en la interpretación simultánea de conferencias

Organización de medios

Si disponer de la información es clave para una buena interpretación simultánea de conferencias, no lo son menos los medios técnicos (cabinas de interpretación y un buen equipo de sonido) que habrá de emplear el intérprete y que varían en función del tipo de encargo solicitado. En el caso de las cabinas de interpretación simultánea, pueden ser fijas o móviles, pero siempre deben cumplir las normas ISO para garantizar las condiciones de espacio (amplitud y ventilación), insonorización (aislamiento óptimo) y visibilidad (situadas de manera que permitan ver con claridad a los ponentes y los apoyos visuales que utilicen). En el caso de los eventos multilingües, cada lengua activa debe contar con su propia cabina.

Por lo que respecta al equipo de sonido, este puede funcionar por radiofrecuencia o infrarrojos. En ambos casos la calidad del sonido es muy buena. La diferencia es que por radiofrecuencia permite una total libertad de movimientos, ya que el rango de cobertura excede los límites de la sala de la reunión, mientras que en sistema de infrarrojos (cuya calidad de sonido es, sin embargo, mejor) garantiza una total confidencialidad de la reunión, pues es imposible recibir la señal fuera de la sala. Si se trata de reuniones pequeñas, se puede sustituir el equipo de sonido y las cabinas por lo que se conoce como «maleta del intérprete» o «infoport»: el intérprete se sitúa a poca distancia del orador y traduce el discurso directamente a través de un micrófono cuya señal se envía a los receptores de los oyentes.

En el aspecto económico, no solo cuenta el trabajo del día del evento

Organización económica

Dentro del presupuesto de un evento, cabe contar con una partida para la interpretación simultánea de conferencias. En ella se deben contemplar los siguientes aspectos:

• La disponibilidad exclusiva del intérprete para unos días o unas horas.
• La preparación previa de la terminología específica de la conferencia por parte del intérprete.
• La dificultad técnica del tema que se va a interpretar.
• El idioma que se necesita interpretar. Es más sencillo encontrar intérpretes de inglés que de japonés, por ejemplo.
• Pueden ser por desplazamiento, comida o alojamiento.
• El precio del alquiler de las cabinas portátiles y los equipos de sonido. Además, hay que contar con un técnico de sonido para que todo funcione a la perfección y, si surge algún problema, poder solucionarlo con rapidez.

Contar con una persona de enlace entre el intérprete simultáneo y la organización facilita la fluidez durante el evento

Organización in situ

Llega el día del evento y hay que hacer un repaso de todos los detalles para que nada falle. Por parte de los organizadores, y aunque es un día muy ajetreado, se debe encontrar un momento para conocer a los intérpretes y presentarles a la persona responsable de su servicio. Será su enlace con la organización y la encargada de resolver cualquier duda o problema que surja. Será quien les explique donde se encuentran las cabinas, los aseos y les entregue el programa definitivo y el dossier. También será quien les presente a los ponentes.

En tal encuentro el intérprete podrá resolver sus dudas sobre la ponencia, al paso que expondrá al orador las pautas básicas para poder realizar una buena interpretación. Por ejemplo, acordará la frecuencia de las pausas con el ponente, en caso de que no estén ya estipuladas, analizar su forma de expresarse o explicar la necesidad de que este lleve un ritmo de discurso adecuado.

En la mayoría de los casos el intérprete estará en la cabina. Así, en las pausas deberán estar disponibles por si los ponentes necesitan comunicarse con otras personas. También puede darse la situación de que el ponente necesite disponer de él en todo momento. Por ejemplo, si hay un desplazamiento. En tal caso, el intérprete viajará con él y, si es necesario caminar, se colocará a uno de los lados del cliente. De haber una reunión, se sentará cerca de él, donde sea más adecuado para permitir una buena comunicación.

El intérprete simultáneo cuidará la calidad de su trabajo y tratará de pasar desapercibido

Aunque el peso principal de la organización de un evento descansa sobre el equipo organizador, el intérprete está también obligado a seguir una serie de normas protocolarias para una correcta consecución de la interpretación simultánea de conferencias. La organización se encarga de facilitar un marco propicio, pero es responsabilidad del intérprete ejecutar el encargo con profesionalidad, precisión y calidad. Así, además de llevar a cabo una preparación previa exhaustiva de las conferencias y cumplir con el secreto profesional, debe cuidar el tono, las pausas, la fluidez y la velocidad a la que se expresan los oradores, ya que la voz es su instrumento de trabajo principal.

Su celo profesional incluye también el cuidado de su imagen. Un intérprete debe acudir al evento vestido conforme al protocolo estipulado y hacerlo de manera discreta. También forma parte de la imagen el modo en el que se expresa, tanto en el aspecto verbal como en el no verbal. Y es que, aunque el trabajo se ejecuta desde una cabina, habrá momentos en los que habrá de estar de cara al público. En esos momentos su principal norma es la discreción.

El trabajo en equipo es fundamental para el éxito de un evento, ya sea grande o pequeño. Cuando uno de los órganos falla, se resiente todo el cuerpo. Por tanto, la relación entre la organización y el servicio de interpretación simultánea de conferencias debe ser fluida y cumplir todas las normas de protocolo. Sólo así todos los interlocutores, en especial el público asistente, acabarán satisfechos con el resultado.

Referencias

Nuria Navarro Zaragoza. La interpretación de conferencias y el protocolo. Revista de investigación y crítica estética. Cartaphilus 4, 99-108. 2008.